미국에서 첫 직원을 직접 고용하는 캐나다 기업은 고용주 식별번호(EIN, Employer Identification Number)를 받고, 연방 소득세와 사회보장세(고용주·직원 각 6.2%), 메디케어세(각 1.45%)를 원천징수해 납부해야 합니다. 신고 요건에 따라 Form 941과, FUTA가 적용되면 Form 940도 제출해야 합니다. 캐나다 급여 등록은 미국에서 효력이 없습니다.
캐나다 기업이 미국에서 채용할 때 급여 업무의 첫 단계는 무엇일까요?
첫 단계는 미국 국세청(IRS)에서 EIN을 받는 것입니다. 분기별 신고, 급여세 납부, 연말 급여 명세서 발급에 EIN이 필요하므로 첫 급여 전에 미리 신청하십시오.
주된 사업장이 미국 밖에 있는 기업은 국내 기업과 신청 방법이 다릅니다. IRS 안내에 따르면 미국 동부 시간 기준 월요일부터 금요일 오전 6시부터 오후 11시까지 267-941-1099로 전화해 신청하거나, EIN 신청서를 팩스나 우편으로 국제 업무 부서에 보내야 합니다. 하루에 신청할 수 있는 EIN은 1건뿐입니다.
EIN은 채용 제안서를 보내기 전에 미리 준비하십시오. EIN 없이 입사일이 먼저 정해지면 첫 급여일에 큰 혼선이 생깁니다.
외국 고용주도 미국 근무 직원의 세금을 원천징수해야 할까요?
그렇습니다. IRS에 따르면 미국 내 근로의 대가로 받는 급여에는 미국 누진세율이 적용되고, 외국 고용주가 연방 소득세를 원천징수하고 신고해야 합니다. 캐나다 본사가 있다고 해서 달라지지 않습니다. 다만 첫 급여 전에 두 가지 예외를 확인하시기 바랍니다. IRS는 이런 급여가 소득세 조세조약에 따라 원천징수에서 면제될 수 있다고 안내합니다. 또 사회보장협정(totalization agreement) 적용을 받는 직원이 본국 사회보장기관에서 발급한 가입증명서(Certificate of Coverage)를 갖고 있으면 미국 사회보장세와 메디케어세가 면제될 수 있습니다.
신규 직원은 IRS 원천징수 신고서를 작성하고, 고용주는 이를 근거로 소득세 원천징수액을 계산합니다. 여기에 아래 표의 급여세를 더합니다.
2026년 연방 급여세율은 얼마일까요?
표는 IRS의 2026년 고용주 세무 안내서와 연방실업세 안내를 근거로 했습니다.
| 세목 | 부담자 | 2026년 세율 | 한도 |
|---|---|---|---|
| 사회보장세 | 고용주와 직원 각각 | 6.2% | 과세 상한 $184,500 |
| 메디케어세 | 고용주와 직원 각각 | 1.45% | 상한 없음 |
| 추가 메디케어세 | 직원(고용주가 원천징수) | 0.9% | 급여 $200,000 초과분 |
| 연방실업세(FUTA) | 고용주 | 6.0%, 최대 공제 5.4% 적용 후 0.6% | 직원당 첫 $7,000 |
주 단위 세금은 별도입니다. 주 실업보험과 주 원천징수는 직원이 일하는 주에 따라 달라지며, FUTA 공제는 주 실업보험 기금에 납부했다는 전제입니다. 직원이 일하는 주마다 원천징수와 실업보험 계정이 필요한지 확인하고, 필요한 계정은 첫 급여 전에 등록하십시오.
이후 어떤 신고와 납부가 필요할까요?
IRS에 따르면 고용주는 Form 941로 급여에서 원천징수한 연방 소득세, 사회보장세, 메디케어세와 고용주 부담분을 신고합니다. FUTA는 Form 940으로 매년 신고합니다. 연말 급여 명세서는 직원에게 발급합니다.
납부 일정은 담당자를 정해 달력에 등록해 두십시오. 납부 누락은 신규 외국 고용주가 미리 막을 수 있는 실수입니다.
입사 첫날 이민 서류는 무엇이 필요할까요?
미국 이민서비스국(USCIS)에 따르면 모든 미국 고용주는 미국에서 채용하는 모든 직원에 대해 Form I-9를 작성해야 합니다. 직원은 늦어도 입사 첫날까지 Section 1(직원 기재란)을 작성해야 합니다. 서류는 채용일부터 3년, 또는 고용 종료 후 1년 중 더 늦은 시점까지 보관합니다.
미국으로 파견하는 캐나다 직원에게도 같습니다. 취업 자격은 급여세와 별개의 문제입니다.
직접 급여를 처리해야 할까요, 고용대행(EOR)이나 PEO를 쓰는 편이 나을까요?
고용대행(EOR, Employer of Record)이나 전문고용기관(PEO, Professional Employer Organization)은 급여 처리를 대신합니다. 어느 등록번호로 신고하는지, 납세 책임이 고용주에게 얼마나 남는지는 계약과 기관 유형에 따라 다르므로 두 가지를 모두 확인하십시오. 첫 채용에는 더 빠릅니다. 미국 자회사를 설립하면 자체 EIN과 주 계정, 통제권을 갖지만 신고 부담도 모두 져야 합니다.
어느 방식이든 위 세금 규정은 누군가에게 적용됩니다. 법적 고용주가 누구인지, 누가 신고하는지, 납부가 늦으면 누가 책임지는지 확인하십시오.
첫 채용 급여 체크리스트
- 고용 구조를 정합니다: 캐나다 법인 직접 고용, 미국 자회사, EOR 중에서 고릅니다. PEO를 쓰면 고용관계와 고객사에 남는 책임을 따로 확인합니다.
- 직접 고용·신고한다면 입사일 전에 자체 EIN을 받습니다. EOR을 쓰면 법적 고용주와 신고에 쓰는 EIN을 확인합니다.
- 근무하는 주에 원천징수와 실업보험 계정이 필요한지 확인하고, 필요한 계정을 등록합니다.
- 원천징수 신고서를 받고, 첫날까지 Form I-9 Section 1을 작성하게 합니다.
- Form 941과 Form 940 신고, 세금 납부 일정을 달력에 등록합니다.
자주 묻는 질문
캐나다 급여 계정으로 미국 직원을 처리해도 될까요?
그렇지 않습니다. 캐나다 급여 등록은 미국 연방세를 포괄하지 않습니다. 직접 고용한다면 미국 EIN과 미국 신고, 그리고 해당하는 주 계정이 필요합니다.
미국 주소가 없는 외국 기업도 EIN을 받을 수 있을까요?
가능합니다. IRS는 주된 사업장이 미국 밖에 있는 신청자가 267-941-1099로 전화하거나 신청서를 팩스 또는 우편으로 보내 신청하도록 안내합니다.
사회보장세 과세 상한은 모든 직원에게 같을까요?
2026년 상한은 직원 1인당 급여 $184,500입니다. 메디케어세에는 상한이 없고, 추가 메디케어세는 급여 $200,000 초과분에 적용됩니다.
FUTA는 급여 전액에 적용될까요?
아닙니다. 직원 1인당 첫 $7,000에 6.0%가 적용되며, 최대 공제를 받으면 0.6%입니다.
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면책 고지: 이 글은 일반 정보이며 법률 자문이나 세무 자문이 아닙니다. 출처: IRS Publication 15 (2026), https://www.irs.gov/publications/p15; IRS Understanding Employment Taxes, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/understanding-employment-taxes; IRS Topic no. 759, https://www.irs.gov/taxtopics/tc759; IRS Employer ID Numbers, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/employer-id-numbers; IRS About Form 941, https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-941; IRS Persons Employed by a Foreign Person, https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/persons-employed-by-a-foreign-person; IRS Totalization Agreements, https://www.irs.gov/individuals/international-taxpayers/totalization-agreements; USCIS Form I-9, https://www.uscis.gov/i-9; USCIS Handbook M-274 Section 1.